Dopustite više simultanih uređivanja
Ako želite da više korisnika istovremeno uređuje zajednički dokument u Excelu, učinite sljedećih nekoliko koraka: Otiđite u izbornik Pregled (Review) i unutar opcije Promjene (Changes) i kliknite na Podijeli radnju knjigu (Share Workbook). U padajućem izborniku provjerite je li opcija Dozvoli promjene više od jedne osobe istodobno (Allow changes by more than one user at the same time) označena kvačicom. Spremite dokument na mjesto gdje mu mogu pristupiti drugi korisnici.
Vrijedi napomenuti kako je moguće da dođe do neželjenih promjena, ako dvije osobe istovremeno uređuju istu ćeliju. Vlasnik datoteke će o tome biti obaviješten te će moći birati koje promjene želi zadržati, a koje obrisati.
Zaštitite listove ili ćelije
Ako postoje specifični podaci za koje ne želite da ih itko mijenja ili briše, možete zaštititi cijeli radni list, knjigu ili samo pojedine ćelije.
Ako želite zaštititi cijeli radni list ili radnu knjigu otiđite na Pregled i kliknite Zaštiti radni list ili Zaštiti radnu knjigu (Protect worksheet ili Protect workbook). Potom, unesite lozinku, koja omogućuje svima koji je imaju da uklone zaštitu, a ostalima da samo pregledaju dokument. To će dopustiti da bilo tko tko ima lozinku za uklanjanje zaštite, ali ljudi bez lozinke i dalje će biti u mogućnosti da biste je vidjeli. Pod opcijom Dopusti svim korisnicima ovog lista da (Allow all users of this worksheet to) možete odabrati što drugi korisnici mogu učiniti na radnom listu, uključujući formatiranje ćelija, dodavanje/brisanje redaka ili stupaca i dodavanje hiperveze.
Ako želite zaštititi odabrane ćelije odaberite ćelije za koje želite da ih drugi uređuju, potom desnim klikom odaberete Formatiraj ćelije (Format Cells) u izborniku koji se pojavi. Idite na traku Zaštita (Protection) i pobrinite se da Zaključano (Locked) nije označeno. Potom ponovite iste korake koje ste učinili pri zaštiti lista i radne knjige. Tako ćete zaštititi sve osim "otključanih" ćelija.
.
Dodajte padajuće izbornike
Ako želite da ostali korisnici dodaju podatke u određenim ćelijama, možete stvoriti padajući izbornik za određeni raspon ćelija. Možete dati korisnicima izbor odabira samo iz tog popisa ili im dopustiti unos drugih podataka. Sve što trebate jest stvoriti popis stavki koje želite uključiti u padajući izbornik na posebnom listu. One trebaju biti u jednom redu ili stupcu. Mišem označite cijeli popis te desnim klikom pritisnite Odaberi ime (Define name). Potom u prozoru upišite bilo kakav naziv bez razmaka.
U listu u kojem unosite podatke, odaberite skup ćelija na kojima će se padajući izbornik pojaviti. Potom otiđite na traku Podaci (Data) i pritisnite Provjera podataka (Data validation). Na traci Postavke (Settings) će se otvoriti novi prozor, a u polju Dopusti (Allow) odaberite Lista (List). U polje Izvor (Source) upišite =ImeListe.
Sljedeći su koraci opcionalni, odnosno, ne morate ih raditi ako ne želite. Ako želite da se prilikom klika na ćeliju pojavi poruka idite na karticu Unos poruke (Input Message) gdje možete upisati najviše 225 znakova. Ako, pak, želite da se pojavi obavijest o grešci, idite na karticu Obavijest o grešci (Error Tab) i označite opciju Prikaži pogrešku nakon unosa pogrešnog podatka (Show error alert after invalid data is entered). Možete čak unijeti i poseban tekst za obavijest.
.
Više o temi Excel.